Dokumente & KI OCR, Auto-Ablage, Volltextsuche
Ihr Vorteil
Schluss mit Zettelwirtschaft — jeder Beleg in Sekunden gefunden.
E-Rechnungs-Pflicht seit 2025 — FirmaPilot ist startklar
Die Business-Plattform für den deutschen Mittelstand.
Dokumente, Rechnungen, Banking, Lohn und Compliance — GoBD-konform in einem System. Mit autonomen KI-Agenten, die auf Ihren eigenen Servern arbeiten.
Server in Deutschland · GoBD & DSGVO · 10 Sprachen · Persönliches Onboarding
GoBD-konform DSGVO E-Rechnung DATEV-Export Server in Deutschland
Eine Plattform
15 Module. Eine Plattform — auf Ihrer Infrastruktur.
Dokumente, Finanzen, E-Rechnung, Banking, Lohn, KI und Compliance greifen ineinander — keine Insellösungen, keine doppelte Pflege. Wir konfigurieren genau die 15 Module, die Sie brauchen, und betreiben FirmaPilot wahlweise auf Ihren eigenen Servern oder in Ihrem Hosting — maximal flexibel.
FirmaPilot
Alle Module greifen ineinander — eine Datenbasis, eine Oberfläche, eine Wahrheit.
Eine Datenbasis GoBD-konform Server in DE
Praxis-Einblick beim Überfahren Aus der Praxis
Wir kennen Ihre Schmerzpunkte.
Excel-Chaos, ewige Belegsuche, doppeltes Abtippen, Unsicherheit bei KI & Compliance — diese Probleme kennen wir aus jahrelanger Arbeit mit dem Mittelstand.
FirmaPilot löst sie — und wir geben Ihnen das Know-how dazu, es richtig zu nutzen.
Finanzen Rechnungen, Mahnwesen, Reports
Ihr Vorteil
Offene Posten immer im Blick — kein Geld bleibt liegen.
E-Rechnung XRechnung, ZUGFeRD, Peppol
Ihr Vorteil
E-Rechnungspflicht erfüllt — ohne Umstellungs-Stress.
Banking FinTS, Zuordnung, Zahlläufe
Ihr Vorteil
Zahlungen ordnen sich selbst zu — kein manuelles Abgleichen.
Lohn & HR Lohnlauf, DATEV, Zeiterfassung
Ihr Vorteil
Lohnabrechnung in Minuten statt in Tagen.
Compliance GoBD, Audit-Trail, Fristen
Ihr Vorteil
Betriebsprüfung? Alles revisionssicher dokumentiert.
KI-Agenten Autonome Abläufe, on-premise
Ihr Vorteil
Routinearbeit erledigt sich — auf Ihren eigenen Servern.
Sicherheit MFA, Passkeys, AES-256
Ihr Vorteil
Ihre Daten bleiben in Deutschland — und geschützt.
Produkt
Ein Blick ins Produkt.
Echte Screenshots aus FirmaPilot — aufgeräumt, schnell, auf Deutsch. Eine Auswahl aus 15 Modulen, alle in einer Oberfläche. Fahren Sie über ein Fenster, um es zu vergrößern.
Live an Ihren echten Abläufen sehen? Demo anfragen — wir zeigen FirmaPilot mit Ihren Daten.
Funktionen
Alles, was Ihr Backoffice braucht — ohne fünf Tools.
Dokumente & KI
Erfassen per Scan, E-Mail oder Drag-and-drop. Die KI klassifiziert, liest aus und schlägt die Buchung vor — in Sekunden.
Finanzen & E-Rechnung
Rechnungen, Mahnwesen und Banking via FinTS. DATEV-Export und E-Rechnung — XRechnung, ZUGFeRD und Peppol, End-to-End.
Compliance & GoBD
Revisionssichere Audit-Kette, Aufbewahrungsfristen, Verfahrensdokumentation und DSGVO — eingebaut, nicht nachgerüstet.
Sicherheit
MFA, Passkeys und AES-256-Verschlüsselung. Virenscan bei jedem Upload. Server in Deutschland — Ihre KI läuft auf Wunsch lokal.
0 Funktionen
0 Branchen-Profile
0 Sprachen
0 GoBD-konform
Automatisierung
Von Excel bis ERP — alles verbunden.
FirmaPilot automatisiert die Arbeit über Ihre bestehenden Werkzeuge hinweg. Daten fließen automatisch ein und aus — kein Abtippen, keine Insellösungen.
Eingang Excel / CSVE-MailScan & FotoBanking (FinTS)ERP-Daten
FirmaPilot KI-Agenten automatisieren
Ausgang DATEVERP / SAPPeppolE-RechnungReports & KPIs
Kein Abtippen — Daten fließen von selbst Autonome KI-Agenten
KI-Agenten, die arbeiten — auf Ihren Servern.
Keine Chatbot-Spielerei: autonome Agenten erledigen ganze Abläufe — vom Beleg bis zur Buchung, vom Mahnlauf bis zum Monatsabschluss. Komplett auf Ihren eigenen Servern, on-premise oder lokal. Ihre Daten verlassen Ihr Haus nicht.
- Autonome Agenten führen Aufgaben Ende-zu-Ende aus — nicht nur Vorschläge.
- 100 % auf Ihren Servern: On-Premise oder lokal (Ollama) — kein Datenabfluss.
- PII-Redaktion, Audit-Log & DSGVO — Datenschutz by design.
KI-Agent on-premise · Ollama
Welche Rechnungen sind überfällig?
3 Rechnungen über 8.420 € sind überfällig. Die älteste:
RE-2026-0788 (Bosch GmbH), 14 Tage.
Mahnung senden DATEV-Export
Erstelle den Monatsabschluss Mai.
Erledigt — 142 Belege gebucht, USt-Voranmeldung vorbereitet.
An DATEV übergeben
Zahlungseingänge automatisch zuordnen.
47 Zahlungen zugeordnet, 2 zur Prüfung markiert — Cashflow aktualisiert.
PII redigiert
Branchen
Gebaut für Ihre Branche — nicht von der Stange.
Dieselbe Plattform, vorkonfiguriert für die Abläufe und Vorschriften Ihrer Branche. Zwei Profile im Fokus — über 15 weitere verfügbar.
Zeitarbeit
Disposition, Lohn (iGZ/BAP) & Faktura — AÜG-konform.
Demo Bau & Handwerk
GAEB, Aufmaß & Bautagebuch — mobil & revisionssicher.
Demo Dienstleistung
Projekte, Zeiterfassung & Abrechnung in einem System.
Demo Handel & E-Commerce
Bestellungen, Rechnungen & DATEV — automatisch.
Demo Industrie & Produktion
Aufträge, Lager & Reporting sauber vernetzt.
Demo Logistik & Spedition
Aufträge, Belege & Abrechnung ohne Abtippen.
Demo Agenturen & IT
Projekte, Stunden & Rechnungen verbunden.
Demo Großhandel
Ein- & Verkauf, Mahnwesen & Reports automatisiert.
DemoAuch für Gastgewerbe, Vereine, Bildung u. v. m. — über 15 Branchen-Profile. Fragen Sie Ihr Profil an.
Sicherheit & Datenschutz
Ihre Daten bleiben in Deutschland — und in Ihrem Haus.
Kein Datenabfluss in fremde Clouds. FirmaPilot läuft auf Servern in Deutschland oder komplett on-premise bei Ihnen — inklusive der KI.
Für den Mittelstand heißt das: volle Kontrolle über Ihre Daten, klare Rechtslage und kein Risiko durch ausländische Cloud-Gesetze. Was bei Ihnen entsteht, bleibt bei Ihnen — verschlüsselt, protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.
- Keine Datenweitergabe an Dritte
- Kein Zugriff durch US-Cloud-Gesetze (CLOUD Act)
- Sie behalten die Hoheit über Schlüssel & Backups
- DSGVO- & GoBD-konform by design
Server in DE GoBD & DSGVO KI on-premise
Server in Deutschland Hosting nach deutschem Recht — oder komplett on-premise bei Ihnen.
KI auf Ihren Servern Autonome Agenten laufen lokal (Ollama). Ihre Daten verlassen Ihr Haus nicht.
AES-256 & Passkeys Verschlüsselung at-rest und in-transit, MFA und Passkeys serienmäßig.
GoBD & Audit-Trail Revisionssichere Kette, Aufbewahrungsfristen, Verfahrensdokumentation.
DSGVO by design PII-Redaktion, Rollen & Rechte, AVV — Datenschutz ist eingebaut.
Virenscan & Backups Jeder Upload wird geprüft, Backups georedundant in Deutschland.
Seit Jahren in der Praxis 
Wer dahinter steht
Seit Jahren lösen wir die Probleme des Mittelstands.
FirmaPilot entsteht aus jahrelanger Praxis mit dem Mittelstand — von einem Team, das seit Jahren mit Unternehmen an ihren realen Daten- und Prozessproblemen arbeitet.
Diese Schmerzpunkte lösen wir — Tag für Tag:
- Excel-Chaos & Insellösungen
- Stundenlange Suche nach Belegen
- Manuelles Abtippen & doppelte Arbeit
- Unsicherheit bei KI, Daten & Compliance
Werkzeuge & Integration
Ihre Werkzeuge — verbunden mit FirmaPilot.
Standard-Schnittstellen sind eingebaut. Moderne KI- und Datenwerkzeuge integrieren wir beratend in Ihre Abläufe — in der Cloud oder vollständig lokal, dort wo sie messbar Arbeit abnehmen.
KI & Automatisierung — beratend integriert
ChatGPTOpenAI
ClaudeAnthropic
GeminiGoogle
PythonAutomatisierung
ObsidianWissensbasis
OllamaLokale KI
Hugging FaceModelle & RAG
n8nWorkflow-Automation
In FirmaPilot eingebaut
DATEV FinTS / HBCI SEPA Peppol XRechnung ZUGFeRD ERP / SAP CSV & Excel
Deutsche B2B-Standards — eingebaut, ohne Aufpreis und ab dem ersten Tag.
Sie nutzen ein Werkzeug, das wir anbinden sollen? Sprechen Sie uns an — wir prüfen, was sinnvoll ist, und verbinden es sicher mit FirmaPilot.
Team-Expertise
Was Partner über unsere Daten- & KI-Expertise sagen.
Stimmen aus Workshops und Projekten unseres Teams — die Praxis, aus der FirmaPilot entsteht.
Anhand konkreter Anwendungsbeispiele wurde gezeigt, wie strukturierte Daten helfen, den Überblick zu behalten, Probleme früh zu erkennen und die Kommunikation zwischen Planung und Ausführung zu verbessern. Datengetriebenes Arbeiten ist keine Zukunftsmusik mehr — wir stecken mittendrin.
Großartiger Workshop! Die Vorbereitungen laufen auf Hochtouren — ich freue mich schon auf den Hackathon im neuen Jahr! 💪🏻
Unser gesamtes Shapemaker-Team hat eine herausragende Präsentation erhalten. Die klare, verständliche Art macht komplexe Themen sofort greifbar — eine uneingeschränkte Empfehlung für alle, die umsetzbare Strategien in diesem Feld suchen!
Man merkt an den Folien, wieviel Zeit und Mühe dahintersteckt — und alle konnten mühelos folgen. Auch die Live-Präsentationen waren super. Rundum der beste Workshop, bei dem ich war.
Wirklich spannend und bereichernd: der Ansatz zur Automatisierung über DataFrames, praxisnahe Beispiele zur Prozessautomatisierung im Bauwesen und der Einblick in aktuelle Trends wie Claude Code. Konkrete Wege, wie wir unsere Prozesse selbst weiter strukturieren.
Preise
Transparente Preise. Förderfähig.
Klar kalkulierbar pro Nutzer. Bis zu 50 % Zuschuss über Digitalbonus & BAFA möglich — wir beraten Sie dazu.
Start
19 €
pro Nutzer / Monat Für kleine Teams, die Dokumente & Rechnungen in den Griff bekommen wollen.
- Dokumente & OCR
- Rechnungen & E-Rechnung
- DATEV-Export
- Server in Deutschland
Professional
39 €
pro Nutzer / Monat Die volle Plattform inkl. Banking, Lohn und KI-Agenten.
- Alles aus Start
- Banking (FinTS) & Mahnwesen
- Lohn & HR, DATEV
- KI-Agenten — Cloud oder lokal
- Branchen-Profil (Zeitarbeit/Bau)
Enterprise
Individuell
On-premise & SLA On-premise, eigene KI-Server, individuelle Integrationen und SLA.
- Alles aus Professional
- On-premise / eigene Server
- SSO & individuelle Rollen
- Dedizierter Ansprechpartner
- Migration & Onboarding inklusive
Dazu: Beratung & Workshops — projektbasiert, oft förderfähig
Alle Preise zzgl. USt. · Monatlich kündbar · Persönliches Onboarding inklusive · Individuelles Angebot anfragen
Beratung & Begleitung
Mehr als Software: Wir begleiten Ihre Transformation.
FirmaPilot kommt von einem Team, das seit Jahren Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen bei Daten, KI und Automatisierung berät — vom Mittelständler bis zum Konzern. Diese Erfahrung bekommen Sie mit.
Datenstrategie
Wir bringen Struktur in Ihre Daten — von Excel-Chaos zu einer sauberen, nutzbaren Basis.
KI-Integration
ChatGPT, Claude, RAG und lokale Modelle — sinnvoll in Ihre Abläufe integriert, nicht als Spielerei.
Prozessautomatisierung
Abläufe von Beleg bis Buchung automatisieren — messbar weniger Handarbeit.
Branchenübergreifend — u. a. mit Unternehmen aus
Handel & E-CommerceDienstleistungIndustrie & ProduktionLogistik & SpeditionBau & HandwerkPersonaldienstleistungAgenturen & ITVereine & Verbände
Aus der Praxis
Wissenstransfer bei Unternehmen, Hochschulen und Konferenzen — die Basis, aus der FirmaPilot entstanden ist.
Workshop 
Workshop 
Workshop 
Vortrag 
Workshop Präsentation Unter NDA
Unter NDA
Unter NDA
FAQ
Häufige Fragen.
Was kleine und mittlere Unternehmen vor dem Start am häufigsten fragen — klar beantwortet.
Läuft FirmaPilot auf unseren eigenen Servern?
Ja. Cloud in Deutschland, Ihr eigenes Hosting oder vollständig on-premise — Sie entscheiden. Ihre Daten und KI-Modelle bleiben dort, wo Sie sie haben wollen.
Erfüllt FirmaPilot die E-Rechnungspflicht?
Ja. XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sind eingebaut — Sie empfangen und versenden E-Rechnungen vom ersten Tag an rechtskonform.
Ist FirmaPilot GoBD- und DSGVO-konform?
Ja, by design: revisionssichere Audit-Kette, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation sind eingebaut — nicht nachgerüstet.
Können wir DATEV, Bank und ERP weiternutzen?
Ja. DATEV-Export, FinTS-Banking, SAP/ERP sowie CSV und Excel sind angebunden. Daten fließen automatisch ein und aus — ohne Abtippen.
Müssen wir alle Module nehmen?
Nein. Sie starten mit den Modulen, die Sie wirklich brauchen, und schalten weitere jederzeit dazu.
Wie lange dauert die Einführung?
Je nach Umfang wenige Wochen. Wir konfigurieren die passenden Module, übernehmen Ihre Daten und begleiten den Start.
Was kostet FirmaPilot?
Transparent und planbar nach Modulen und Nutzern — keine versteckten Kosten. Vorab nennen wir Ihnen einen klaren Preis.
Ist die Einführung förderfähig?
Häufig ja, etwa über Digitalisierungs-Förderungen. Wir helfen Ihnen, die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen einzuordnen.
Nutzt FirmaPilot KI — und ist das sicher?
Ja, optional. KI-Agenten laufen auf Wunsch lokal auf Ihren Servern — keine Datenweitergabe an Dritte, kein Zugriff über US-Cloud-Gesetze.
Was passiert mit unseren Daten bei einem Wechsel?
Ihre Daten gehören Ihnen. Export jederzeit in offenen Formaten — kein Lock-in, keine Geiselhaft.
Brauchen wir eigenes IT-Know-how?
Nein. Wir richten alles ein, schulen Ihr Team und begleiten den Betrieb. Sie bekommen Software und das Wissen, sie zu nutzen.
Für welche Branchen eignet sich FirmaPilot?
Für den Mittelstand quer durch die Branchen — von Zeitarbeit über Bau und Handel bis Logistik. Über 15 Branchen-Profile sind vorkonfiguriert.
Noch eine Frage offen? Schreiben Sie uns — wir antworten klar und ehrlich.
Self-Service
In Minuten zu Ihrer eigenen Umgebung.
Nichts zu installieren. Sie registrieren sich — wir stellen Ihre persönliche FirmaPilot-Umgebung automatisch bereit: eigene Subdomain, isolierte Daten, Server in Deutschland. Erst mit Demodaten zum Ausprobieren, dann als Ihre vollständige Kopie.
- 1
Registrieren
Firma und E-Mail genügen — in unter zwei Minuten erledigt.
- 2
Wir richten ein
Ihre Umgebung wird automatisch bereitgestellt — eigene Subdomain, isolierte Datenbank, GoBD- & DSGVO-konform.
- 3
Loslegen
Sofort mit Demodaten testen. Überzeugt? Wir übernehmen Ihre echten Daten in Ihre eigene Kopie.
Eigene Umgebung anfordern Eigene Subdomain· Isolierte Daten· Server in Deutschland
Aus der Region, für Deutschland Entwickelt in Baden-Württemberg.
Entwickelt in Baden-Württemberg.
Gehostet in Deutschland.
FirmaPilot entsteht im Raum Heidelberg / Karlsruhe — gebaut für den deutschen Mittelstand, nach deutschem Recht, auf Servern in Deutschland. Ihre Daten bleiben hier.
Server in Deutschland GoBD & DSGVO 10 Sprachen
Loslegen
Bereit, Ihr Backoffice zu entrümpeln?
Fordern Sie Ihre eigene Umgebung an, buchen Sie eine Demo oder sichern Sie sich Early-Access. Wir richten alles ein — und migrieren Ihre Daten mit.
- Persönliches Onboarding & Datenmigration
- Server in Deutschland · GoBD & DSGVO
- Unverbindlich — keine Kreditkarte nötig